Информационная система «EcoLab - Документация» (далее ИС) предназначена для обеспечения эффективной работы лаборатории с различными документами, как формируемыми внутри лаборатории, так и поступающими извне, а также для работы с информацией касательно персонала лаборатории, оборудования и материалов, используемых в лаборатории. ИС позволяет вести учет по следующим категориям:

• документация;
• персонал;
• организации;
• исследования (область аккредитации);
• стандартные образцы и аттестованные смеси;
• реактивы и материалы;
• претензии;
• корректирующие действия;
• оборудование;
• аудит.

Документация

Осуществляется учет различного рода документов, находящихся в обороте в лаборатории, таких как государственные стандарты, методики выполнения измерений, нормативы ПДК, методические указания и другое. Документы разносятся по разделам, число формируемых разделов не ограничено. Для каждого документа создается карточка, в которой указывается:

• наименование документа;
• номер;
• даты утверждения, введения в оборот, очередного пересмотра, очередной актуализации и вывода из оборота;
• разработчик документа.

Если документ является нормативным, то в карточку также заносятся такие сведения, как:

• организация, утвердившая документ;
• дата утверждения;
• номер и дата приказа (постановления или иного документа) организации, утвердившей документ.

Кроме того, в карточку документа вносится информация об ответственном лице, месте хранения. Если имеется электронная версия документа, то также указывается месторасположение данной копии в компьютере в виде ссылки, при нажатии на которую непосредственно открывается сам документ.

Персонал

В карточке каждого сотрудника указываются сведения об образовании, аттестации, видах работ, к которым допущен сотрудник, повышении квалификации и другое.

Организации

Все организации делятся на семь больших групп - заказчики, поставщики, субподрядчики, контролирующие органы, изготовители СО, организации, оказывающие услуги, и другие (в которые входят все оставшиеся организации). По каждой организации заполняется карточка с контактной информацией. Кроме того, для каждой организации ведется учет договоров, заключенных с нею.

Объекты исследований

Ведется учет объектов исследований, которые входят в область аккредитации лаборатории с указанием показателей исследований для каждого объекта в отдельности и методик выполнения измерений.

Стандартные образцы

Стандартные образцы, аттестованные смеси, реактивы и материалы, используемые в лаборатории также тподвергаются тщательному учету. Для каждого СО, АС, реактива или материала создается карточка с подробными сведениями, в которую также вносят данные о сроках годности и запасах, что позволяет своевременно отслеживать их количество и пригодность к использованию.

Претензии

Подобный учет позволяет вести историю претензий и предпринятых корректирующих действий в целях урегулирования предъявляемых требований.

Оборудование

Все оборудование, используемое в лаборатории, делится на три большие группы (средства измерений, испытательное оборудование, вспомогательное оборудование), в рамках которых для каждой единицы оборудования создается карточка. В такую карточку вносятся следующие сведения:

• производитель;
• год выпуска;
• год ввода в эксплуатацию;
• серийный номер;
• инвентарный номер;
• сведения о последней/очередной аттестации/поверке/ТО;
• и другое (в зависимости от типа оборудования).

Аудит

Осуществляется учет внутренних аудитов, проводимых в лаборатории с целью обеспечения соответствия требованиям действующей в организации системы менеджмента качества. Составляется график проведения аудитов, для каждого аудита формируется протокол, в который вносятся сведения о теме аудита, исполнителях, дате проведения аудита, обнаруженных несоответствиях и рекомендуемых действиях по устранению несоответствий.

Отчеты

Сведения по всем категориям, в рамках которых осуществляется учет в лаборатории, могут быть отображены в отчетах различного рода с последующим их выводом в Microsoft Word в удобной форме, как для использования внутри лаборатории, так и для представления различным контролирующим организациям. Вывод отчетов в MS Word позволяет вносить изменения непосредственно в сам отчет, в случае возникновения подобной необходимости. Кроме того, возможно осуществления контроля различного рода сроков в рамках одной учетной категории (например, сроков очередной аттестации персонала, пересмотра или актуализации документации, аттестации/поверки/ТО оборудования, проведения аудитов, срокам годности и количеству запасов СО, АС, реактивов и материалов и т.д.). К примеру, в целях такого контроля может быть сформирован отчет с перечнем средств измерений и указанием количества дней, оставшихся до дня очередной аттестации для каждого средства измерений в отдельности.